Wikis sind ein klassisches Element des Enterprise 2.0 – und obwohl das Prinzip schon im Jahr 1999 erfunden wurde, ist in vielen Unternehmen immer noch kein Wiki vertreten. Andererseits weisen manche Organisationen eine beeindruckende Liste an gescheiterten Versuchen auf. Wo also liegt der Knackpunkt bei der Einführung und Verwendung eines Wikis im Unternehmen?

Es gibt einige Hindernisse bei der Einführung eines Unternehmens-Wikis, wie beispielsweise die Angst der Geschäftsführung vor Wildwuchs, die unbekannten Kosten und der unsichere Ausgang. Dabei ist die Einführung eines Wiki heutzutage sehr einfach – und auch kostengünstig. Folgende kleine Anleitung zeigt Schritt-für-Schritt die Einführung eines Enterprise Wiki in einer Organisation:

• Schritt 1: Start simple, simply start.
• Schritt 2: Start small, grow bigger.
• Schritt 3: Review regularly.
• Schritt 4: Adapt, change, improve.

Vor Schritt 1 ist noch ein Schritt 0 notwendig, den ich nicht unterschlagen will: Die Einbeziehung der Geschäftsleitung bzw. der verantwortlichen Entscheider. Diese müssen das Wiki-Projekt unterstützen und ihr Einverständnis für die Verwendung von IT-Infrastruktur und der investierten Zeit geben. Meist ist diese Hürde viel niedriger als erwartet: Wikis sind bekannte und erprobte Technologien, denn jeder Entscheider hat schon mal auf Wikipedia recherchiert. Und die Kosten sind meist gering, da es zahlreiche Open-Source-Wikis gibt (aber dazu mehr im nächsten Schritt) und die Anforderungen an die IT-Infrastruktur nicht hoch sind.

Schritt 1 „Start simple, simply start“: Man setze ein beliebiges Wiki-System auf!
Die Technologie ist nicht entscheidend, obwohl natürlich unterschiedliche Systeme technische Feature besitzen (siehe Wiki Comparison). An dieser Stelle höre ich einige Techniker aufschreien … also möchte ich es präziser formulieren: Natürlich sollten sich die verantwortlichen IT-Experten mit den zugrunde liegenden Technologien gut auskennen (Java versus Perl versus PHP versus …, sowie Datenbanken usw.), um Backups durchführen und Patches einspielen zu können. Und natürlich sind manche Features für viele End-Benutzer essentiell, wie z.B. ein WYSIWIG-Editor. Aber bei weit über 20 Produkten am Markt sollte es hier keine Probleme geben, rasch ein passendes System zu finden. Persönlich habe ich gute Erfahrungen mit TWiki, Media Wiki und Confluence Wiki gemacht, aber es gibt noch viele mehr.

Noch ein wichtiger Hinweis: Man sollte ein Wiki installieren, keinesfalls mehrere unterschiedliche Systeme. Die Wiki-Syntax ist je nach System unterschiedlich und Artikel können oft nicht einfach von System A auf System B übernommen werden. Außerdem ist ein Wiki nur so gut, wie dessen Inhalt – und dieser sollte nicht unnötigerweise verteilt und ausgedünnt werden.

Schritt 2 „Start small, grow bigger“: Man sollte anfangs die Verwendung des Wiki auf einen Teilbereich des Unternehmens beschränken (Pilotierung) und innerhalb dieser Pilotierungsgruppe ein funktionierendes System aufbauen (z.B. ein großes Projekt oder eine Abteilung mit mehr als 50 Personen). Damit können noch Anfangsschwierigkeiten ausgemerzt werden. Und man erhält eine motivierte Kerngruppe, die das Wiki vorantreiben wird.

Diese Gruppe sollte auf ein „Grundgerüst“ im Wiki schaffen, damit spätere Benutzer schon eine signifikante Menge an relevanten Seiten vorfinden. Denn erst wenn jeder Mitarbeiter für ihn/sie persönlich relevante Informationen im Wiki findet, dann wird er/sie auch bereit sein, selbst Wissen zu teilen. Später kann man sukzessive in die Breite gehen und weitere Bereiche der Organisation einbeziehen.

Um diesen Prozess zu gestalten ist es notwendig einen Wiki-Verantwortlichen zu nominieren. Dieser soll nicht selbst alle Seiten erstellen, sondern die Erstellung „moderieren“. Dabei steht er/sie den Mitarbeitern unterstützend zur Seite, greift strukturierend ein und ist der „Moderator“ von Wiki-Meetings. Aber dazu mehr im nächsten Schritt.

Der Wiki-Verantwortliche, die jeweiligen Projektleiter, die Abteilungsleiter und die Geschäftsführung müssen dabei auch aktiv kommunizieren, dass die Eintragung von Informationen im Wiki gewünscht bzw. verpflichtend ist. So können z.B. Projekt-Zwischenergebnisse und -Informationen ideal in einem Wiki verwaltet werden, anstatt je immer wieder mühsam auch Besprechungsprotokollen herauszusuchen.

Die Schritte 3 und 4 folgen im nächsten Post in Kürze!