Enterprise Wiki – How to? (Teil 2)

Screenshot Confluence Wiki Demo

Screenshot Confluence Wiki Demo

In vergangen Post habe ich über die Einführung von Enterprise Wikis geschrieben. Dies ist kein neues Thema, aber dieses sehr einfache Werkzeug „Wiki“ wird leider immer noch nicht in vielen Unternehmen effektiv eingesetzt.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über 4 Schritte zur einfachen Einführung eines Wiki in ein Unternehmen:

  • Schritt 1: Start simple, simply start.
  • Schritt 2: Start small, grow bigger.
  • Schritt 3: Review regularly.
  • Schritt 4: Adapt, change, improve.

Die Schritte die Schritte 0, 1 und 2 sind bereits im früheren Post Enterprise Wiki – How to? (Teil 1) beschrieben. Und hier geht es weiter mit …

Screenshot TWiki of Lean Enterprise (http://lean.enst.fr/)

Screenshot TWiki of Lean Enterprise (http://lean.enst.fr/)

Schritt 3 „Review regularly“: Das Wiki sollte regelmäßig reviewed werden, um veraltete oder nicht passende Inhalte zu markieren oder zu entfernen. Der Wiki-Verantwortliche sollte insbesondere zu Beginn auch Besprechungen organisieren, in denen das Feedback zum Wiki und seinen Funktionen abgeholt wird. Sollten hier unerwarteterweise noch Show-Stopper auftreten, so kann auch das Wiki-System noch gewechselt werden.

Wichtig ist die aktive Wertschätzung der Wiki-Benutzer, insbesondere der Contributors. Bewährt hat sich eine monatliche Auswertung von neuen Wiki-Seiten und deren Erstellern, Wiki-Seiten-Überarbeitungen je Benutzer und Wiki-Seiten-Abrufen (read-only). Damit kann auch ein Wiki-Contributor des Monats nominiert werden und jeder Beitragende kann sehen, dass „seine“ Information genutzt wird. Die Wertschätzung und Motivation von guten Contributors ist ein wichtiger Bestandteil des Erfolgs.

Schritt 4 „Adapt, Change, Improve“: Die Verwendung eines Wiki ist eine kontinuierliche Aufgabe im Unternehmen. Daher ist das regelmäßige Anpassen, Verändern und Verbessern des Wiki auf Basis der Review-Erkenntnisse unerlässlich. Anfangs in kurzen Zyklen auf persönlicher Ebene während der Pilotierungsphase, später in größeren Abständen z.B. über Feedback-Seiten im Wiki.

Zum Schluss möchte ich nicht verschweigen, dass die Pflege eine Wiki mit Aufwand verbunden ist. Dieser Aufwand ist in größeren Organisationen (mit wissensorientierter Arbeit) jedoch meist viel geringer und nachhaltiger als die Aufwände, die für mühsame Suchen nach Informationen verschwendet werden. Oder die Probleme und Kosten die entstehen, wenn falsche Informationen für die weitere Arbeit verwendet werden.

Diese manuellen Aufwände können weiter reduziert werden, wenn die Informationen aus Dokumenten und anderen Quellen (wie Besprechungsprotokollen, Lastenheften, Pflichtenheften, Web-Seiten, usw.) automatisiert extrahiert und in einer Knowledge-Plattform zugänglich gemacht werden. Doch dies ist ein anderes Thema…

[ Ursprünglich veröffentlicht bei Enterprise2punkt0 unter http://www.enterprise2punkt0.at/2012/02/enterprise-wiki-how-to.html ]

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