Enterprise Wiki – How to? (Teil 2)

Screenshot Confluence Wiki Demo

Screenshot Confluence Wiki Demo

In vergangen Post habe ich über die Einführung von Enterprise Wikis geschrieben. Dies ist kein neues Thema, aber dieses sehr einfache Werkzeug „Wiki“ wird leider immer noch nicht in vielen Unternehmen effektiv eingesetzt.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über 4 Schritte zur einfachen Einführung eines Wiki in ein Unternehmen:

  • Schritt 1: Start simple, simply start.
  • Schritt 2: Start small, grow bigger.
  • Schritt 3: Review regularly.
  • Schritt 4: Adapt, change, improve.

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Enterprise Wiki – How to? (Teil 1)

WikiWikis sind ein klassisches Element des Enterprise 2.0 – und obwohl das Prinzip schon im Jahr 1999 erfunden wurde, ist in vielen Unternehmen immer noch kein Wiki vertreten. Andererseits weisen manche Organisationen eine beeindruckende Liste an gescheiterten Versuchen auf. Wo also liegt der Knackpunkt bei der Einführung und Verwendung eines Wikis im Unternehmen?

Es gibt einige Hindernisse bei der Einführung eines Unternehmens-Wikis, wie beispielsweise die Angst der Geschäftsführung vor Wildwuchs, die unbekannten Kosten und der unsichere Ausgang. Dabei ist die Einführung eines Wiki heutzutage sehr einfach – und auch kostengünstig. Folgende kleine Anleitung zeigt Schritt-für-Schritt die Einführung eines Enterprise Wiki in einer Organisation: Weiterlesen

Verschlüsselung verbieten? Was soll die Frage überhaupt?

Aktuell wird gerade durch David Cameron und Barack Obama öffentlich diskutiert, ob verschlüsselte Chats (WhatsApp, iMessage von Apple, Threema, etc.) bzw. verschlüsselte Nachrichten zu verbieten. Nach den Anschlägen auf die Redaktion des Magazins Charlie Hebdo dürfe Terroristen „kein Raum zur sicheren Kommunikation“ geboten werden, sagte Cameron (BBC Interview). Viele Messaging-Tools hatten gerade in den letzten Monaten aufgrund der Enthüllungen von Edward Snowden Verschlüsselungsfunktionen eingebaut bzw. werben mit der sicheren Datenübertragung. Cameron sind dabei besonders die „End-to-End-Verschlüsselungen“ ein Dorn im Auge, bei denen selbst der Dienstanbieter die Nachricht nicht im Klartext lesen kann. Die Ver- und Entschlüsselung findet direkt auf den Endgeräten der Teilnehmer statt und die Nachricht ist während der gesamten Übermittlung verschlüsselt.

Die Forderung von Cameron und Obama ist technisch gesehen absoluter Blödsinn. Verschlüsselte Übertragungen werden heute in einer Vielzahl von Bereichen eingesetzt und Terroristen steht eine Vielzahl anderer Wege für eine sichere Kommunikation offen. Es muss nicht das US-amerikanische Tool What’sApp sein. Heute wird auch auf Online-Banking, den Mail-Account, die Facebook-Seite oder sogar per default die Google-Suchseite verschlüsselt zugegriffen (Protokoll SSL/TLS). Jeder Junior-Entwickler kann eine Web-Seite aufsetzen, die einen gesicherten und verschlüsselten Login und Datentransfer ermöglicht. Über das Tor-Netzwerk und andere Tools können Spuren wie IP-Adressen verwischt und verschleiert werden. Terroristen haben somit viele Möglichkeiten und lassen sich sicher nicht durch das Verbot von verschlüsselten Chats einschüchtern.

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Mitarbeiter 2.0

Dilbert Comic, (c) dilbert.com
Dilbert Comic, (c) dilbert.com

Viele Unternehmen denken über Social Media und Web 2.0 nach – doch sind ihre Mitarbeiter reif dafür? Kann mein Unternehmen ein interaktives Intranet, Blogs, Diskussionsforen oder Twitter verwenden? Was geschieht mit negativen Rückmeldungen? Was wäre, wenn alles in Negative kippt?

Unternehmen setzen Aktionen im Web 2.0 meist als Marketingwerkzeug bei potentiellen Kunden ein. Aber setzen sie auch intern die Ideen eines Enterprise 2.0 um? Wird der aktuelle Menü-Plan getwittert? Werden die News in Intranet mit „Gefällt mir“ markiert oder kommentiert? Tauschen sich die Mitarbeiter in Wikis oder über Skype aus?

Und dies sind nur die oberflächlichen Fragestellungen. Die grundlegende Idee des Web 2.0 geht über die verwendeten Tools weit hinaus: es geht um das Ganze, das größer als die Summe seiner Teile ist. Die „Wisdom of Crowds“ und die hohe Eigen-Motivation durch Selbstorganisation sind grundlegende Aspekte des neuen Webs – und zwar unabhängig von den verwendeten Werkzeugen.

Ricardo Semler hat bereits im Jahr 1993 die selbstorganisierte Arbeitsweise bei SEMCO in seinem Buch „Maverick! The Success Story Behind the World’s Most Unusual Workplace“ beschrieben. Dabei können Mitarbeiter ihre Vorgesetzten bewerten, Initiativen müssen ausreichend Unterstützung in der „Community“ finden, Abteilungen werden nach ihrem Nutzen für das Gesamtunternehmen bewertet und geschäftsrelevante Zahlen (wie Kosten, Gehälter, Produktions- und Absatzzahlen) sind für alle Mitarbeiter zugänglich.

Trotzdem haben heute immer noch viele Manager Angst vor Web 2.0 in ihren Unternehmen, da sie damit das Ruder und die Steuerung aus der Hand geben – zumindest in der subjektiven Wahrnehmung. In einem Beispiel aus meiner Praxis wurde ein System zum Innovationsmanagement und Vorschlagswesen eingeführt. Dabei konnten alle Mitarbeitern Vorschläge einbringen und bewerten. Als Vorgabe wurde definiert, dass diese Ideen gewissen Kriterien genügen müssen, wie beispielsweise zu Kosteneinsparungen oder Effizienzsteigerungen führen.

Leider wurde jedoch nicht der gesamte Weg beschritten. Nachdem die Mitarbeiter das System gut angenommen hatten und zahlreiche Diskussionen entstanden waren, wurde trotzdem die Entscheidung von „oben“ getroffen – und damit langfristig die Motivation untergraben. Fünf Monate später war das System fast vollkommen verlassen und konnte selbst durch Anreize nicht wieder belebt werden.

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Praxisleitfaden Öffentlichkeitsbeteiligung

Darstellung aus Praxisleitfaden zu den Standards der Öffentlichkeitsbeteiligung, Version: Januar 2011, Wien
Darstellung aus Praxisleitfaden zu den Standards der Öffentlichkeitsbeteiligung, Version: Januar 2011, Wien

Ein Praxisleitfaden zu Standards der Öffentlichkeitsbeteiligung (herausgegeben durch das Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft – Lebensministerium und das Bundeskanzleramt) wurde in einer neuen Version veröffentlicht (Jahr 2011).

Das Dokument beschreibt umfangreich in mehr als 150 Seiten die Möglichkeiten zur Beteiligung von Bürgern aus Sicht der öffentlichen Verwaltung. Dabei werden sowohl klassische Formen der Information (z.B. Presseaussendungen, Folder, etc.) als auch Social Media beschrieben. Obwohl die Inhalte nicht 1-zu-1 auf die interne Organisation eines Enterprise 2.0 übertragen werden können, so sind doch sehr interessante Aspekte in diesem Praxisleitfaden enthalten. Beispielsweise gibt es Entscheidungsdiagramme und Checklisten zur Art und Weise der Einbeziehung der Zielgruppe, die sich leicht auf eigene Mitarbeiter oder Kunden übertragen lassen.

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